تخطى إلى المحتوى

الهيكل التنظيمي لكلية الآداب

توصيف الهيكل الإداري

  مقدمة:

تتميز كلية الآداب بأنها واحدة من أعرق كليات جامعة سوهاج حيث أنشئت في عام 1975 وكونت مع كليتي التربية والعلوم فرع جامعة أسيوط بمحافظة سوهاج، وكذلك شكلت تلك الكليات فيما بعد مع كليتي الطب البشري والزراعة فرعاً لجامعة جنوب الوادي بسوهاج، ثم أصبحت هذه الكليات مع كليات الهندسة والتمريض والطب البيطري نواة لجامعة سوهاج فيما بعد بصدور القرار الجمهوري لسنة 2006.

وتنفرد كلية الآداب دون غيرها من كليات الجامعة بتعدد برامجها العلمية وتنوعها بصورة فريدة تجعلها واحدة من أعرق كليات الآداب ليس علي مستوي الجامعة فقط بل علي مستوى كليات الآداب في كافة الجامعات المصرية فهي تضم تسعة عشر برنامجا أكاديمياً، تضم كافة العلوم الإنسانية التي تشمل أقسام (اللغات العربية والإنجليزية والفرنسية واللغات الشرقية كالفارسية والتركية والعبرية والدراسات اليونانية واللاتينية) و الدراسات الاجتماعية (كالتاريخ والجغرافيا والاجتماع وعلم النفس والفلسفة والدراسات الإسلامية والمكتبات) والدراسات الآثارية (الآثار المصرية والآثار الإسلامية وترميم الآثار) والدراسات الإعلامية (الصحافة والعلاقات العامة)، بالإضافة إلي برنامج الترجمة الذي يعد برنامجا خاصاً تتميز به الكلية، وبرنامج الآثار والإرشاد السياحي وهو أحد برامج التعليم المفتوح الذي تقدمه جامعة سوهاج. وبهذا التنوع في البرامج الأكاديمية تقوم الكلية بدور حيوي في تنمية المجتمع بصعيد مصر ونهضته بما تقدمه من كوادر بشرية معدة ومدربة في شتى العلوم الإنسانية.     

يشكل الهيكل التنظيمي أو الخريطة التنظيمية الإطار العام للتسلسل الإداري للكلية. فهو الشكل الذي يوضح مواقع الوظائف وارتباطاتها الإدارية والعلاقات بين الأفراد، كما يوضح خطوط السلطة والمسؤولية داخل التنظيم. ويبدأ الهيكل التنظيمي لكلية الآداب بمجلس الكلية الذي يشكل السلطة العليا في الكلية، وينتهي بالجهاز الإداري للعاملين.

أسس بناء الهيكل التنظيمي للكلية والتوصيف الوظيفي بها:

  • اتبعت القواعد والمبادئ العلمية المتعارف عليها في دراسات وأبحاث علم إدارة الإعمال والتنظيم مثل مبادئ توازن السلطة وتحديد نطاق الإشراف الوظيفي المناسب، ووحدة إصدار الأوامر ووحده التوجيه والتوازن في توزيع الأعباء وتجنب الازدواج وتنازع الاختصاصات.

 

  • تحديد علاقة كل وحده تنظيمية بغيرها من الوحدات الأعلى والأقل أو علي نفس المستوي الوظيفي من حيث نوع السلطة الاستشارية أو التنفيذية أو الوظيفية (ذات طابع فني)، وبذلك يتحقق وضع علاقات السلطة والمسئولية وعدم حدوث تكرار أو ازدواج في الأداء.

 

  • مراعاة الأصول العلمية في توصيف الوظائف وتوصيف شاغلي الوظائف مثل الاعتماد علي أسلوب تحليل محتوي العمل وتحليل قدرات الأفراد، وتحليل العلاقات التنظيمية وذلك من خلال بيانات ثانوية عن مستويات الأداء وبيانات ميدانية، مثل استقصاء أراء العاملين وإجراء المقابلات معهم وعقد ورش عمل متخصصة لأخذ رأي الأكاديميين والإداريين حول مقترحات التطوير .

 

  • مراعاة منطقية التسلسل الوظيفي في بناء الخريطة التنظيمية بدءاً بمستوي الإدارة العليا المتمثلة في مجلس الكلية ومروراً بالوكلاء ورؤساء الأقسام، ثم مستوي الإدارة الوسطي المتمثل في الإدارات الرئيسية بالكلية والأقسام العلمية والإدارية وانتهاءً بمستوي الإدارة التشغيلية متمثلاً في الوحدات واللجان المتخصصة.

 

  • روعي مبدأ المرونة في عمليات التنظيم، بمعني إمكانية استخدام وحدات تنظيمية أخرى، كلما دعت الحاجة إلي ذلك مثل وحدات ( الجودة والتدريب والتنمية البشرية، وشكاوي الطلاب، ومتابعه الامتحانات والملكية الفكرية والنشر ومركز تكنولوجيا المعلومات ) وهو ما تطبقه اعتبارات مشروع التطوير المستمر والتأهيل للاعتماد الذي تعمل عن طريقه الكلية.

 

  • الاستعانة بأساتذة من قسم إدارة الأعمال بكلية التجارة، ومسئولي التنظيم والإدارة بالجامعة في مراجعة الهيكل التنظيمي، وضبط قواعد إعداده والتأكد من مطابقته للأصول والاعتبارات العلمية والعملية.

   1 الأقسام الأكاديمية

1-1مجلس الكلية

  • يتكون مجلس الكلية من عميد الكلية وعضوية كل من:

  • وكلاء الكلية.

  • رؤساء الأقسام.

  • أستاذ من كل قسم على أن يتناوب أساتذة القسم دوريا بدءا من الأقدم.

  • عدد خمسة أساتذة يمثلوا أساتذة الكلية على أن يتناوب أساتذة الكلية دوريا بدءا من الأقدم.

  • عدد (2) أستاذ مساعد وعدد (2) مدرس يمثلان فئتهما على مستوي الكلية ويتم التناوب دوريا بدءا من الأقدم.

  • ثلاثة أعضاء على الأكثر ممن لهم دراية خاصة في المواد التي تدرس في الكلية من هيئات المجتمع المدني.

  • مدير وحدة الجودة.

  • اختصاصات مجلس الكلية: 

1- النظر في مسائل التخطيط والتنظيم والمتابعة.

  • رسم السياسة العامة للتعليم والبحوث في الكلية.

  • وضع خطة استكمال وإنشاء المباني ودعم المعامل والمكتبة وكل منشآت الكلية.

  • إعداد خطة للبعثات والإجازات الدراسية .

  • إعداد برنامج لاستكمال أعضاء هيئة التدريس.

  • إعداد سياسة كفيلة لتيسير حصول الطلبة على الكتب والمذكرات الجامعية .

  • إقرار المحتوى العلمي للمقررات الدراسية.

  • إبداء الرأي في وضع اللائحة التنفيذية للجامعة .

 

  • المسائل التنفيذية:

  • توزيع الاعتمادات المالية على الأقسام.

  • تحويل الطلاب ونقل قيدهم من وإلى الكلية.

  • القيد للدراسات العليا والتسجيل للماجستير والدكتوراه وتحديد لجان الامتحان لها.

  • توزيع الدروس والمحاضرات والتمارين العملية.

  • تحديد مواعيد الامتحان ووضع جداول لها.

    • مسائل متفرقة

  • المسائل التي يحيلها مجلس الجامعة للكلية.

  • المسائل الأخرى التي يختص بها وفقا للقانون.

1–2  عميد الكلية:

          ينتخب عميد الكلية من بين الأساتذة العاملين بها لمدة ثلاث سنوات.

  • اختصاصات عميد الكلية:

1- يقوم بتصريف أمور الكلية وإدارة شئونها وتنفيذ قرارات مجلس الكلية ويبلغ محاضر مجلس الكلية إلى رئيس الجامعة.

2- يقدم تقريرا سنويا لرئيس الجامعة في نهاية العام الجامعي عن شئون التعليم والبحوث.

3- دعوة مجالس الأقسام واللجان المشكلة بالكلية للاجتماع وفقا لأحكام القانون.

4- يدعو لعقد مؤتمر علمي للكلية مرة واحدة على الأقل سنويا.

  • مسئوليات عميد الكلية ( في ضوء معايير الجودة ):

  • يلتزم عميد الكلية باتخاذ ما يلزم من إجراءات لضمان تلقي نسخ من تقارير الأعضاء السنوية وتقارير المقررات وإبداء ما يراه ضرورياً من ملاحظات.

  • يلتزم عميد الكلية بإخطار رئيس الجامعة بمدى مراعاة الأعضاء ورؤساء مجالس الأقسام بالتزامهم بالمسئوليات المذكورة.

  • يلتزم عميد الكلية بعرض تقرير الكلية السنوي لرئيس الجامعة عن أوجه التقدم المحرز في خطة الكلية للعام الأكاديمي، والعقبات والاقتراحات اللازمة للتغلب عليها وخطط العمل اللازمة لتطوير البرامج الأكاديمية، وأداء البحوث وخدمة المجتمع وتنمية البيئة ومتابعة الخريجين والأنشطة الطلابية.

  • يلتزم عميد الكلية بإيجاد آلية لتوثيق الصلة بين الطلاب وأعضاء هيئة التدريس من خلال ” لجان الاتصال الطلابية “، وتفصيل ساعات وتوزيع الطلاب على السادة أعضاء هيئة التدريس لإرشادهم، ووسيلة اتصال فعالة بين الطلاب وإدارة الكلية.

  • متابعة تطور أداء وحدة الجودة وحل المشاكل التي تعرقل دعم نظام الجودة.

  • دعم أعضاء هيئة التدريس والوكلاء ورؤساء الأقسام والإداريين وحثهم علي القيام بأدوارهم المنوطة بهم في نظام الجودة.

  • توفير ميزانية الوحدة والمكافآت والحوافز.

  1-3 وكلاء الكلية :

  • للكلية وكيلان يعاونان العميد في إدارة شئون الكلية، ويقوم أقدمهما مقامه في حالة غيابه.

  • كما يجوز تعيين وكيل ثالث للكلية يختص بشئون خدمة المجتمع وتنمية البيئة.

  • يكون تعيين الوكيل من بين أساتذة الكلية بقرار من رئيس الجامعة بناء ًعلى ترشيح من العميد، وذلك لمدة ثلاث سنوات قابلة للتجديد مرة واحدة.

1-3-1 اختصاصات وكيل الكلية لشئون الطلاب:

  • يقوم بالإشراف علي كافة الأعمال والإجراءات العلمية الخاصة بالطلاب.

  • يقوم بالإشراف علي الأعمال المتصلة بالخدمات الطلابية.

  • توفير آلية واضحة ومعلنة للطلاب بخصوص الشكاوى والمقترحات.

  • أن يلتزم الوكيل بالشفافية لتقديم كافة نتائج الكلية بمجرد إعلانها، وكذلك نتائج التظلمات.

1-3-2 اختصاصات وكيل الكلية لشئون الدراسات العليا والبحوث

  • الإشراف علي أعمال الدراسات العليا والبحوث.

  • يقدم لوحدة الجودة خطة الأبحاث للأقسام العلمية لتحقيق رسالة الكلية.

  • يقدم لوحدة الجودة خطة لتنمية أعضاء هيئة التدريس وتطويرهم.

  • أن يقدم لوحدة الجودة البيانات المتعلقة بالدراسات العليا وأبحاث أعضاء هيئة التدريس.

1-3-3  اختصاصات وكيل الكلية لشئون خدمة المجتمع وتنمية البيئة.

  • الإشراف علي إعداد الدراسات والأبحاث المتعلقة بالبيئة ومدى إمكانية إسهام الكلية في خدمة المجتمع.

  • يقدم لوحدة الجودة تصورا عن خطط الكلية لخدمة المجتمع والبيئة وذلك في بداية العام الدراسي.

  • يلتزم بتقديم تقرير عن الإنجازات في نهاية العام الدراسي.

   1-4  مجالس الأقسام

  • تحدد اللائحة الداخلية للكلية أقسام الكلية وما يشملها من تخصصات ويكون لكل قسم كيانه الذاتي ومجلس قسم.

  • يتألف مجلس القسم من جميع الأساتذة والأساتذة المساعدين بالقسم وخمسة من المدرسين على الأكثر يتناوبون العضوية داخل القسم حسب الأقدمية.

  • اختصاصات مجلس القسم 

  • النظر في جميع الأعمال العلمية والدراسية والإدارية والمالية بالقسم مثل:

    – رسم السياسة العامة للتعليم والبحث العلمي في القسم

    – وضع نظام العمل بالقسم والتنسيق مع الأقسام الأخرى

    – تحديد المقررات الدراسية بالقسم وتحديد المحتوى العلمي لها

    – تحديد الكتب والمراجع في مواد القسم

    – وضع خطة للبحوث وتنسيقها والإشراف عليها

    – اقتراح تعيين المعيدين والمدرسين المساعدين وندب أعضاء هيئة التدريس

    – مناقشة التقرير السنوي لرئيس مجلس القسم ومناقشة نتائج الامتحانات

         1-5  رئيس مجلس القسم 

          ينتخب رئيس مجلس القسم من بين الأساتذة العاملين بالقسم ويصدر له قرار من رئيس الجامعة لمدة ثلاث سنوات.

   7 قانون تنظيم الجامعات من المادة 61 إلى المادة 63 (وفقا للقانون الجديد)

     8 قانون تنظيم الجامعات من  المادة 65 إلى المادة 79 (وفقا للقانون الجديد)

   9 قانون تنظيم الجامعات من  المادة 80 إلى المادة 94  (وفقا للقانون الجديد)

  • مسئوليات رئيس مجلس القسم:

  • مادة (11): يلتزم رئيس مجلس القسم بالقيام بالمتابعة اللازمة والمراجعة الدقيقة لتوصيف وتقارير المقررات لضمان إيداع أعضاء هيئة التدريس بالقسم التقارير السنوية وتقارير المقررات طبقاً لما ورد في المادة (1) وله حق طلب أي بيانات إضافية لم تتضمنها هذه التقارير.

  • مادة (12): يقدم رئيس القسم تقريراً نصف سنوي إلى عميد الكلية عن سير العمل بالقسم والنشاط العلمي والبحوث الجارية، وخدمة المجتمع، وأن يتضمن التقرير ما تم تحقيقه من الخطة الموضوعة للبرامج التعليمية والبحثية وخدمة المجتمع التي يقوم القسم بتنفيذها أو المشاركة فيها.

  • مادة (13): يلتزم رئيس مجلس القسم بإرسال نسخة من التقارير التي ترد إليه من الأعضاء إلى عميد الكلية وإلى وحدة توكيد الجودة والاعتماد بالكلية، كما يلتزم بالاحتفاظ بملفات لكل مقرر دراسي.

     1-6 المؤتمر العلمي للقسم

  • يدعو رئيس مجلس القسم المؤتمر العلمي للقسم للاجتماع مرتين على الأقل خلال العام الجامعي.

  • يــُشكل المؤتمر العلمي للقسم من:

 جميع أعضاء هيئة التدريس بالقسم.

  1. ممثلين عن المدرسين المساعدين في القسم.

  2. ممثلين عن الطلاب.

 

        1-7   القائمين بالتدريس والبحث العلمي بالكلية

1-7-1 أعضاء هيئة التدريس:

  1– الأساتذة .       

  2- الأساتذة المساعدون.

  3- المدرسون.

  • يتم توظيف أعضاء هيئة التدريس عن طريق:

      التعيين [2]  – النقل والندب [3]  – الإعارة والأجازات . [4]

1-7-2 مسؤوليات أعضاء هيئة التدريس 

  • يلتزم عضو هيئة التدريس المكلف بتدريس مقرر أو جزء منه بأن يعرض للطلاب في أول محاضرة مقدمة عن المقرر موضحاً بها الهدف من المقرر والمخرجات المستهدفة وعلاقة المقرر بالبرنامج الدراسي والمحتوى العلمي للمقرر موزعاً على الساعات الدراسية ونظام الاختبارات ومواعيدها وتوزيع الدرجات عن كل اختبار.

  • يلتزم عضو هيئة التدريس المكلف بتدريس مقرر أو جزء منه بالتعاون في إجراء استبيان لآراء الطلاب حول أدائه في المقرر طبقاً للنموذج الذي تعده وحدة توكيد الجودة والاعتماد بالكلية، وبأن يدرس نتيجة الاستبيان ويطور أداءه عند الاقتضاء.

  • يلتزم عضو هيئة التدريس المكلف بتدريس مقرر أو جزء منه بالمشاركة في إعداد ملف للمقرر الدراسي حسب تكليف رئيس مجلس القسم له.

  • يلتزم عضو هيئة التدريس بتشجيع الطلاب على ممارسة الأنشطة الطلابية وأن يتضمن تقريره السنوي بياناً بالأنشطة الطلابية التي أشرف عليها.

  • يلتزم عضو هيئة التدريس المكلف بتدريس المقرر أن يقدم تقريراً عن المقرر الدراسي  طبقاً للنموذج المعد لذلك إلى رئيس مجلس القسم متضمناً المعلومات الأساسية عن المقرر ونتائج التقييم ومقترحات التطوير وفي حالة تعدد أعضاء هيئة التدريس المشاركين في تدريس مقرر واحد يلتزم المنسق المكلف من رئيس مجلس القسم بتقديم التقرير المذكور بناءً على تقارير المشاركين  في التدريس.

  • يقدم كل عضو من أعضاء هيئة التدريس إلى رئيس مجلس القسم تقريراً سنوياً عن نشاطه التعليمي والبحثي ومشاركته في خدمة البيئة وتنمية المجتمع.

  • يتم استيفاء التقرير السنوي وتقرير المقرر الدراسي طبقاً للنماذج التي تعدها وحدة توكيد الجودة والاعتماد بالكلية بالتنسيق مع مركز توكيد الجودة والاعتماد بالجامعة، والذي يصاغ بطريقة تفصيلية.

  • لا يتم إسناد تدريس المقررات التي سبق لعضو هيئة التدريس تدريسها في الفصل الدراسي السابق المناظر ولم يودع في حينه التقرير الدراسي عنها ولا يسند إليه ساعات تدريس إضافية زائدة عن النصاب المحدد للفئة الوظيفية.

  • يحجب مجلس القسم عضوية اللجان الفنية للكلية، وكذلك طلب عضو هيئة التدريس إسهام الجامعة في تكاليف المشاركة في المؤتمرات المحلية والعالمية لأي عضو من أعضاء هيئة التدريس بالقسم يمتنع أو يتقاعس عن تقديم تقرير المقرر الدراسي أو جزء منه أو التقرير السنوي.

 يقوم السيد أ.د/ عميد الكلية بعد أخذ رأي السادة رؤساء الأقسام بالكلية بتحديد أعضاء هيئة التدريس من الأقسام المختلفة الذين تقدموا بتقارير مستوفاة وموضوعية ومتميزة للمقرر الدراسي، وكذلك التقرير السنوي عن نشاطهم التعليمي والبحثي لوضعها في لوحة الشرف بالكلية بغرض تحفيز أعضاء هيئة التدريس، وتشجيعهم على الإسهام بإيجابية في تنفيذ خطط المقررات الدراسية وتحقيق أهدافها وتشجيعهم على إبراز النشاط التعليمي والبحثي خلال العام الدراسي.

     1-8  الجزاءات التأديبية

يكلف رئيس الجامعة أحد أعضاء هيئة التدريس من كلية الحقوق بالجامعة أو من أي جامعة أخري بمباشرة التحقيق فيما ينسب إلى عضو هيئة التدريس. ولرئيس الجامعة بعد الإطلاع على التحقيق أن يحفظه أو يأمر بإحالة العضو المحقق معه إلى مجلس تأديب إذا رأى سبباً لذلك. أو ان يكتفي بعقوبة عليه في حدود ما يقرره القانون.

 1-8-1 مساءلة جميع أعضاء هيئة التدريس تكون أمام مجلس تأديب يشكل من:

      1- أحد نواب رئيس الجامعة يعينه مجلس الجامعة سنويا (رئيسا).

      2- أستاذ من كلية الحقوق يعينه مجلس الجامعة سنويا(عضوا).

      3- مستشار من مجلس الدولة يندب سنويا (عضوا).

 الجزاءات التأديبية التي يجوز توقيعها على عضو هيئة التدريس هي:

      1- التنبيه .                                 

      2- اللوم .

   3- اللوم مع تأخير العلاوة المستحقة لفترة واحدة أو تأخير التعيين للدرجة الأعلى لمدة سنتين على الأكثر.

      4- العزل من الوظيفة مع الاحتفاظ بالمعاش.

   5- العزل مع الحرمان من المعاش أو المكافأة.

 1–9 معايير اختيار القيادات الأكاديمية:

        تــُنتخب القيادات الأكاديمية بناءً على معايير موضوعية موثقة ومعلنة تحقق تكافؤ الفرص وهى:

  • الكفاءة والنشاط العلمي (ما تم نشره من أبحاث وحضور المؤتمرات العلمية ومشاركته لها).

  • القدرات الإدارية والقيادية (الدورات التدريبية والجوائز في هذا المجال).

  • المشاركة في الأنشطة والخدمات الطلابية.

  • الإسهامات في مجالات الجودة والتطوير( على مستوى المؤسسة/ الجامعة/ القومي ).

  • مدة خدمته بالكلية وأدائه بها.

  • المشاركة في الأنشطة القومية.

  • السجل الوظيفي الذي يشهد بالالتزام والنزاهة.

  • التعاون والعلاقة مع الزملاء والرؤساء والمرؤوسين .

– أمين الكلية

تقع هذه الوظيفة : على قمة الأجهزة المالية والإدارية بالكلية .

يختص شاغل الوظيفة:  بالإشراف على الأعمال المالية والإدارية بالكلية.

الواجبات والمسئوليات

  • يعمل شاغله تحت التوجيه الإداري العام لعميد الكلية.

  • يتولى أمين الكلية شرح وتفسير السياسات والبرامج والحفظ التي يضعها مجلس الكلية واللجان والرئاسات المختلفة، وبوضع طرق وإجراءات تنفيذها.

  • يقوم بوضع البرامج التنفيذية لسير العمل وإجراءات شئون التعليم او الدراسات العليا فى الكلية طبقا للأسس والقواعد التي يضعها مجلس الكلية..

  • يقوم بمراجعة المذكرات الخاصة بشئون التعليم أو الدراسات العليا قبل عرضها على الجهات المختصة.

  • يقوم بمتابعة تنفيذ الأعمال المالية والإدارية فى الكلية وفقا للقرارات التنظيمية الصادرة في هذا الشأن.

  • يقوم بمراجعة النتائج الإجمالية للأنشطة ومجهودات المسئولين في الكلية وإبداء الملاحظات والتوجيهات التي تعالج أي مشكلات أو تعاون في تطوير العمل.

  • يقوم بإعداد مشروع موازنة الكلية ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.

  • يقوم بمباشرة السلطة المالية والإدارية في الحدود المخولة له.

  • ما يسند إليه من أعمال أخرى مماثلة في ضوء واجبات ومسئوليات الوظيفة.