مقدمة :

تُعدّ إدارة شؤون الطلاب والاختبارات مسؤولة بشكل مباشر عن التعامل مع طلبة الكلية في مجال تقديم الخدمات المساندة مثل التسجيل و تقديم المعلومات عن الوضع الأكاديمي للطالب ومساعدته في التغلب على الظروف التي تكون قد واجهته وأثرت في تحصيله العلمي، إضافة إلى المساهمة في تهيئة كل الوسائل لمساعدة الطلبة على تحقيق التفوق في التحصيل العلمي والأنشطة الثقافية والرياضية، كما تمارس الإدارة دوراً مهماً في مساعدة الطلبة المتوقع تخرجهم، وتقديم العون لهم، ومساعدتهم بإنهاء الإجراءات بيسر و سهولة . ويسرني – في الآتي – أن أقدّم لزائر هذه الصفحة نبذة تعريفية برؤية الإدارة، ورسالتها، وأهدافها :

* رؤية الإدارة :  

أن تكون إدارة شؤون الطلاب والاختبارات رائدة في تقديم الخدمات للطلاب بجودة عالية ودقة متناهية وأن تحوز على رضا الطلاب.

*الرسالة : 

تعمل ادارة شئون الطلاب تعمل على تحقيق أهداف التعليم المستمر وذلك من خلال ما تقدمه من برامج مختلفة في مرحلة الدراسة الليسانس ، وتنمية مهارات البحث العلمي في مجال اللغات والعلوم الإنسانية والاجتماعية، وتحقيق شراكة فعالة في مجال خدمة المجتمع وتنمية البيئة.

*الأهداف : 

 1- تطوير قاعدة معلومات متكاملة حول الطلاب واحتياجاتهم، وعن مستوى رضاهم عن الأنشطة والخدمات المقدمة من قبل الكلية.

2-  اكتشاف الطلاب المتميزين.

3- تطوير منهجية متكاملة لتحسين جودة تقديم الخدمات الطلابية.

4- الإسهام في إعداد وتكوين شخصية الطالب الجامعي بشكل متوازن عن طريق توجيه الطلاب الي الجهة المختصة.

5- توثيق أواصر الصلة بين الطالب الجامعي والمجتمع ، وتقوية الشعور بالمسؤولية ، وتأكيد الانتماء للوطن. 

6- الإسهام في رعاية الطلبة المتفوقين وذوي الاحتياجات الخاصة.

جميع الوثائق والبيانات (المعلومات الموثقة) المنظمة لأعمال وأنشطة إدارة شئون الطلاب على سبيل المثال لا الحصر: –

2-1 استقبال الطلاب الجدد المرشحين لكلية الآداب للعام الدراسي الجديد.

2-2 استلام الملفات واستكمال الاوراق المطلوبة وسداد الرسوم الدراسية

2-3 اجراء الكشف الطبي على طلاب الانتظام المتقدمين للكلية وذلك فى المواعيد المحددة من قبل الادارة الطبية للجامعة.

2-4 تسكين الطلاب في الاقسام المختلفة وفقا للشروط التي يحددها مجلس الكلية.

2-5 متابعة سير الدراسة للطلاب والعمل على حل المشكلات.

2-6 استكمال السجلات الدراسية وسجلات التجنيد .

2-7 اعداد كشوف وقوائم وارقام الجلوس الخاصة بأعمال الامتحانات

2-8 وضع جداول الامتحانات وفقا للمواعيد التى يحددها مجلس الجامعة.

2-9 مراجعة النتائج وفقا لحالات الطلاب والاعذار المرضية واعلان النتائج

النماذج الخاصة بالإدارة:

طلب التحاق  نموذج رقم  (SArS0sa0F010101)                                      

فحص طبى للطلاب المستجدين تحت 18 عام نموذج رقم  (SArS0sa0F010102)

تشعيب الاقسام نموذج رقم           (SArS0sa0F010103)

التحويل بين الاقسام نموذج رقم       (SArS0sa0F010104)    

 بيان حالة للتحويل لكليات غير مناظره نموذج رقم       (SArS0sa0F010105)   

بيان حالة دراسية للتحويل لكيات مناظرة نموذج رقم       (SArS0sa0F010106)                   

سجل قيد الطلاب  نموذج رقم      (SArS0sa0F010107)

سجل تجنيد الطلاب نموذج رقم  (SArS0sa0F010108)                             

إثبات قيد نموذج رقم  (SArS0sa0F010109)                                         

نموذج طلب من الطالب الى الادارة العليا نموذج رقم      (SArS0sa0F010110)

اذن قبول رسوم بالخزينة نموذج رقم            (SArS0sa0F010111)

شهادة حسن سير وسلوك للطالب نموذج رقم       (SArS0sa0F010112)

افادة بالفصل و سحب الملف  نموذج رقم    (SArS0sa0F010113)             

نموذج للهيئة القومية للتامين الاجتماعي نموذج رقم       (SArS0sa0F010114)

طلب سحب ملف  نموذج رقم            (SArS0sa0F010115)

خطاب تجنيد نموذج رقم               (SArS0sa0F010116)

نموذج اخلاء طرف  نموذج رقم        (SArS0sa0F010117)

نموذج خطاب الى الادارة نموذج رقم       (SArS0sa0F010118)

محضر / غش / شغب نموذج رقم         (SArS0sa0F010119)

• استلام الملف من الطلاب الجدد : 

  بعد تحديد ميعاد الكشف الطبى من الادارة العامة لشئون الطلاب يقوم الطالب بتسليم الوارق التالية الى الادارة:-

  – أصل شهادة الثانوية العامة + 5 صور منها

  – أصل شهادة الميلاد + 5 صور منها

  – بطاقة الترشيح

  – 8 صور شخصية (مع كتابة الاسم واضحا على خلفية كل صورة)

  – صور البطاقة الشخصية

  – صور بطاقة ولى الامر

  – نموذج 2 جند للذكور

  – نموذج لبطاقة 6 او 7 جند للذكور مختوم من مركز الشرطه التابع للطالب

  – صورة من كارت التطعيم للطلاب الذين تجاوزت أعمارهم 18 عام

  – طلب التحاق ( نموذج رقم SArS0sa0F010101)

   

الطلاب الوافدين

يتقدم الطالب بطلب الى السيد الاستاذ الدكتور عميد الكلية ويتم دراسة طلبة وتحديد المعاملة المالية لكل طالب طبقا لحالةالطالب (نموذج رقم SArS0sa0F010110)

• تكون المعاملة الطلاب السوريين الملتحقين بالدراسة في العام الجامعي 2015/2016 وما قلبه (بما في ذلك المؤجل قيدهم للعام الجامعي 2016/2017) معاملة الطلاب المصريين من حيث سداد الرسوم والمصروفات الدراسية حتى تخرجهم.

 التحويل من الكلية
لاتمام عملية التحويل لابد من تجهيز النماذج التالية
• طلب تحويل موجه الكلية التي يرغب الطالب في التحويل اليها(نموذج رقم SArS0sa0F010110)
• بيان حالة من الكلية وصورة منه طبق الأصل ( للتحويل لكليات غير مناظرة نموذج رقم SArS0sa0F010105)
( للتحويل لكليات مناظرة نموذج رقم SARSoSa00F010105)
• المحتوى العلمى للمقرر الدراسية فى حالة التحويل الى كليات مناظرة (نموذج من اللائحة )
• صورتين طبق الأصل من شهادة الثانوية العامة
• اخلاء طرف (نموذج SArS0sa0F010117)
6-3-2التحويل الى الكلية
لاتمام عملية التحويل لابد من تجهيز النماذج التالية
• طلب تحويل الى الكلية ( نموذج رقم SArS0sa0F010110)
• صورة طبق الأصل من شهادة الثانوية العامة تكون من نفس النطاق الجغرافى
• اثبات محل أقامه للحاصلين على الثانوية العامة من خارج النطاق الجغرافى لمدة لا تقل عن 6 أشهر من تاريخ طلب التحويل الى كلية
• بيان حالة من الكلية المقيد بها الطالب
• المحتوى العلمى للمقرر الدراسية من الكلية المقيد بها الطالب

 الاعذار المرضية والاعتذارات

1. يتقم الطالب بطلب الى السيد الأستاذ الدكتور عميد الكلية ويحدد نوع العذر او الاعتذار ( نموذج رقم SArS0sa0F010110)
2. يرفق مع الطلب كافة الأوراق الرسمية الدالة على حقيقة العذر او الاعتذار المقدم منه ولا يعتد بايه أوراق غير مصدق عليها او صادره عن جهات غير رسميه
3. في حالة الاعذار المرضية يتم عرض الطلب على الإدارة الطبيه لتحديد قبول العذر من عدمة ثم اعتمادة ثم عرضه على مجلس الكلية
4. يقوم الطالب بسداد المقابل المالى المحدد للعذرالمرضى في خزينة الاداره الطبيه.
5. في حالة الاعتذارات التي تمنع الطالب من استكمال الدراسة لفتره مؤقته يتم عرض الطلب على مجلس الكلية للدراسة ثم القبول او الرفض بعد دراسة الظروف والملابسات المحيطة بكل حالة علىحده ثم عرض الموضوع على مجلس الجامعة

 تاجيل تجنيد الطلاب

1 الطالب الذي يجاوز عمره (18) عامًا سواء كان مستجدًا أو مقيدًا بالكلية من أعوام سابقة عليه سرعة التقدم بالبطاقة العسكرية (6 جند او 7 جند)
2 للطالب المنتظم بالدراسة له حق تأجيل التجنيد حتى بلوغ سن (28) سنة أو حصوله على المؤهل أيهما أقرب.
3 وإذا بلغ الطالب (28) عام خلال قيده بالفرقة النهائية يمتد له التاجيل له حتى نهاية العام الدراسى المقيد فيه
4 إذا كان الطالب قد أدى الخدمة العسكرية أو معفى نهائيًا أو مؤقتًا منها يجب عليه التقدم بالشهادة الدالة على ذلك (الأصل) ولا تقبل الصورة.
5 بالنسبة للطالب المعفى مؤقتًا يجب تجديد الشهادة كلما انتهى مفعولها وفي حالة زوال سبب الإعفاء المؤقت يوقف قيده وتخطر عنه منطقة التجنيد المختصة.
7 يتم عرض قرارات إيقاف القيد على مجلس الكلية ( نموذج رقم SArS0sa0F010110)
8 يلتزم كل طالب بلغ سن السادسة عشرة من عمره بضرورة تقديم البطاقة المدنية (الرقم القومي) لمسئول التجنيد بالكلية لتسجيل بياناتها بسجل التجنيد عند الالتحاق بالكلية طبقاً للقانون رقم 260 لسنة 1960 المعدل بالقانون رقم 11 لسنة 1965.

التظلم من نتيجة مقرر دراسى

1. يتم فتح باب تلقى التظلمات بعد أسبوعين من اعتماد النتيجة
2. يتقدم الطالب بطلب الى السيد الاستاذ الدكتور وكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب(نموذج رقم SArS0sa0F010110 )
3. سداد رسوم التظلم بخزينة الكلية نموذج رقم SArS0sa0F010111
4. الإعلان عن موعد مناقشة التظلمات على موقع الكلية ولوحة الإعلانات الخاصة بإدارة شئون الطلاب
5. مناقشة التظلمات في الموعد المحدد سلفا بحضور لجنة مكونة (من السيد وكيل اللكلية لشئون التعليم والطلاب ورئيس الكنترول واستاذ المقرر ومدير إدارة شئون الطلاب) مع حضور الطالب
6. اعلام الطالب بتيجة التظلم بعد الانتهاء من المناقشه في تقرير كتابى مع توقيع كافة الأعضاء والطالب على ذلك التقرير
(نموذج رقم SArS0sa0F010110)
7. يتم عرض تقرير التظلمات على مجلس الكلية ثم عرض قرار مجلس الكلية على السيد وكيل الجامعة لشئون التعليم والطلاب

 سحب ملف الطالب من الكلية

• يقوم الطالب بتقديم الطلب الخاص به إلى السيد الأستاذ الدكتور عميد ( نموذج SArS0sa0F010110)
• لابد للطالب الراغب في سحب الملف الخاص به المفصول لاستفاذ عدد مرات الرسوب أن يحصل في النهاية على شهادة فصل ( نموذج رقم SArS0sa0F010113) مع باقي الأوراق الأخرى المدرجة في ملفه التعليمي.
• لابد من قيام الطالب بإخلاء طرفه من الكلية ( نموذج رقم SARSoSaGrF010106) وسداد جميع المستحقات المالية التي عليه (نموذج رقم (SARSoSaGrF010111وعليه أن يعيد العهدة التي كانت في ذمته.

 قنوات التغذية الراجعة:

يتم تقديم التغذية الراجعة للطلاب عبر القنوات التالية:
• وحدة الشكاوى والمقتراحات بكلية الآداب.
• صندوق (صوتك مسموع) أمام كتب وكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب.