الهيكل التنظيمي لإدارة البرامج الجديدة

     وكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب

 ·          مدير شئون طلاب البرامج.

·          مدير وحدة خريجين البرامج.

·          مسئول شئون طلاب البرامج الجديدة.

·          مسئول شئون طلاب البرامج الجديدة.

·          مسئول شئون طلاب البرامج الجديدة.

فريق العمل بإدارة شئون طلاب البرامج الجديدة 2022/2023م

أهداف إدارة شئون طلاب البرامج الجديدة

تعد إدارة شئون طلاب البرامج جزء من كيانات كلية الآداب جامعة سوهاج العملاقة، ومحور مهم من محاور الكلية المتعددة والتي تسمو برؤيتها ورسالتها وأهدافها، ببرامج علمية وأكاديمية متنوعة، تطمح الوكالة من خلالها تحقيق رؤية مصر ٢٠٣٠م، كهدف من أهدافها الرئيسة، لذا تم وضع خطة تطوير متكاملة، تهدف إلى تحديث العمل بهذا القطاع ومواكبة التطورات العالمية، وتشتمل تلك الخطة على المحاور الأساسية التالية:

• استكمال ميكنة إجراءات العمل بشئون طلاب البرامج لتيسير الانشطة والخدمات المقدمة، في ظل التحول الرقمي بالكلية.
• 
  
• تنمية مهارات العاملين بشئون طلاب البرامج لكسب المهارات الفنية اللازمة للتعامل مع أساليب التقنية الحديثة وفق معايير الجودة الشاملة .
• 
  
• تطوير شامل لجميع برامج شئون الطلاب الأكاديمية وتحويلها إلى نظام الساعات المعتمدة، بما يرفع من مرونة وجودة العملية التعليمية، ويعزز إفادة الطلاب من هذه البرامج، فضلا عن استحداث مجموعة من التخصصات الجديدة في جميع مجالات الدراسة بالكلية، لمواكبة لاحتياجات سوق العمل والتطورات بالجامعات العالمية، ومعايير جودة التعليم.
• 
  
• تطوير أساليب العمل بإدارة شئون طلاب البرامج من خلال استحداث نظام إلكتروني متكامل يتيح للطلاب الحصول على جميع الخدمات، عن طريق التعامل الإلكتروني سواء خدمات التسجيل أو الدفع أو حجز القرارات الالكترونية، فضلا عن امتحان إلكتروني ونظام التصحيح الإلكتروني، وإتاحة التفاعل والتواصل بين الطلاب وإدارة شئون طلاب البرامج طوال العام.
• 
  
• العمل على جذب الطلاب الوافدين للحصول على الدرجات العلمية من كلية الآداب، عن طريق الاتصال بجميع مكاتب التمثيل الثقافي للدول العربية والافريقية الموجودة بمصر لتعريفهم ببرنامج الكلية بصفة عامة والبرامج الجديدة بصفة خاصة لجذب طلاب جدد، وتنظيم لقاءات لاستقبال الطلاب الوافدين الجدد لتعريفهم بالجامعة وتشجيع الحوار الثقافي بين الجنسيات المخلفة.
• 
  
• اعداد دليل للبرامج العلمية الجديدة التي أتاحتها كلية الآداب منذ نشأتها وحتى الوقت الحاضر، مشتملًا على رؤية كل برنامج، وأهدافه، وطرق القبول به، ونظام الدراسة به، ومقترح الدراسة فيه،  ومحاولة اتاحتها على موقع الكلية.

بطاقات التوصيف

الوظيفي لإدارة شئون طلاب البرامج الجديدة

إدارة شئون الطلاب

      مدير إدارة شئون طلاب البرامج الجديدة

الواجبات والمسئوليات

§      يعمل شاغل الوظيفة تحت التوجيه العام لوكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب.

§      يشرف شاغل الوظيفة علي العاملين بالإدارة.

§      يقوم بمعاونة المسئولين في الكلية في رسم السياسة العامة لها بشأن القبول.

§      يقوم بالاشتراك في وضع الخطط والبرامج اللازمة لوضع هذه السياسات موضع التنفيذ.

§      تحقيق مستوي من التفاهم بين الموظفين في إدارة شئون الطلاب والمستفيدين من خدمة شئون الطلاب.

§      مخاطبة الكليات الأخرى بخصوص النقل أو التحويل أو طلب بيانات حالة المقررات الدراسية.

§      يقوم بالإشراف علي كافه الأعمال والإجراءات العلمية وجوائز التفوق من الطلبة.

§      يقوم بالإشراف علي الأعمال المتصلة بالمكتبة والخدمات الطلابية.

§      يقوم بالإشراف علي الأعمال المتصلة برعاية الشباب.

§      ما يسند إليه من أعمال أخري مماثلة في ضوء واجبات ومسئوليات الوظيفة.

متطلبات شاغل الوظيفة

§      مؤهل عالٍ مناسب لنوع العمل.

§      قضاء مده بينيه قدرها 6 سنوات علي الأقل في وظيفة من الدرجة الأدنى مباشرة.

§      اجتياز التدريب اللازم الذي تتيحه له الجامعة.

أخصائي شئون تعليم أول

        الواجبات والمسئوليات

§      يعمل شاغل الوظيفة تحت التوجيه العام للرئيس المختص.

§      يقوم بمتابعه أعمال مراجعة الامتحانات المختلفة قبل اعتمادها واتخاذ إجراءات عرضها علي مجلس

§      التعليم والطلاب بالجامعة لمنح الدرجات العلمية.

§      الاشتراك في وضع نظم التسجيل وقيد الطلاب وصحائف أحوالهم سواء للطلبة المصريين أو الوافدين.

§      يقوم بمتابعه أعمال الإعداد الفني لاجتماعات المجالس المختصة.

§      يقوم بإعداد كشوف الطلاب كل فرقة علي حدة.

§      يقوم بإعلان نتائج امتحانات نهاية العام.

§      يقوم باتخاذ إجراءات تحويل الطلاب والتأشير في السجلات بالقرارات التي تتخذ بشأنهم.

§      ما يسند إليه من أعمال أخري مماثلة في ضوء واجبات ومسئوليات الوظيفة.

متطلبات شاغل الوظيفة

§      مؤهل عالٍ مناسب لنوع العمل .

§      قضاء مدة بينية قدرها 6 سنوات علي الأقل في وظيفة من الدرجة الأدنى مباشرة.

§      اجتياز التدريب اللازم الذي تتيحه له الجامعة.

أخصائي شئون تعليم ثان

 الواجبات والمسئوليات

§      يعمل شاغل الوظيفة تحت التوجيه العام للرئيس المختص.

§      يقوم بمتابعه أعمال مراجعة الامتحانات المختلفة قبل اعتمادها واتخاذ إجراءات عرضها علي مجلس

§      التعليم والطلاب بالجامعة لمنح الدرجات العلمية.

§      يقوم بالاشتراك في وضع النظم المتعلقة بتسجيل وقيد الطلاب وصحائف أحوالهم ومختلف النماذج

§      المتداولة، والعمل علي تعميمها في مختلف الكليات بالجامعة بما يكفل النهوض بها.

§      يقوم بالاشتراك في إعداد لوائح ونظم الامتحانات وتطويرها.

§      يقوم بمراجعة أوراق الطلاب الوافدين وإخطار كليات الجامعة المختلفة بها لاتخاذ  إجراءات قيدهم

§      في ضوء ما تقضي به النظم واللوائح الجامعية والقرارات المنظمة  لشروط قبولهم وقيدهم بالجامعة.

§      يقوم بالاشتراك في الإعداد الفني لاجتماعات مجلس شئون التعليم والطلاب.

§      ما يسند إليه من أعمال أخري مماثلة في ضوء واجبات ومسئوليات الوظيفة.

متطلبات شاغل الوظيفة

§      مؤهل عالٍ مناسب لنوع العمل.

§      قضاء مدة بينية قدرها 6 سنوات علي الأقل في وظيفة من الدرجة الأدنى مباشرة.

§      اجتياز التدريب اللازم الذي تتيحه له الجامعة.

 أخصائي شئون تعليم ثالث

الواجبات والمسئوليات

§      يعمل شاغل الوظيفة تحت التوجيه العام للرئيس المختص.

§      يقوم بدراسة الموضوعات الواردة من الكليات المتعلقة بقواعد وإجراءات الامتحانات واتخاذ

§      عرضها علي المختصين .

§      يقوم باتخاذ إجراءات تحديد مواعيد بدء الامتحانات بكليات الجامعة وعرضها علي مجلس شئون التعليم

§      والطلاب بالجامعة بعد استطلاع رأي مجالس الكليات بالجامعة في هذا الشأن.

§      يقوم بإجراء الدراسات والبحوث حول برامج وأساليب ونظم الدراسة بالكليات وتحليل مدي

§      توافقها مع متطلبات المجتمع وتطورات العلوم والمعارف.

§      يقوم باتخاذ الإجراءات التنفيذية لتطبيق القرارات التي تصدرها المجالس الجامعية أو الصادرة من

§      الجهات المختصة  في شأن الطلاب الوافدين.

§      ما يسند إليه من أعمال أخرى مماثلة في ضوء واجبات ومسئوليات الوظيفة.

متطلبات شاغل الوظيفة

§      مؤهل عالٍ مناسب لنوع العمل.

§      اجتياز التدريب اللازم الذي تتيحه له الجامعة.

أخصائي شئون تعليم رابع

الواجبات والمسئوليات

§      يعمل شاغل الوظيفة تحت التوجيه العام للرئيس المختص.

§      يقوم بدراسة الموضوعات الواردة من الكليات المتعلقة بقواعد وإجراءات الامتحانات واتخاذ

§      عرضها علي المختصين. .

§      يقوم باتخاذ إجراءات تحديد مواعيد بدء الامتحانات بكليات الجامعة وعرضها علي مجلس شئون

§      التعليم والطلاب بالجامعة بعد استطلاع رأي مجالس الكليات بالجامعة في هذا الشأن.

§      يقوم بإجراء الدراسات والبحوث حول برامج وأساليب ونظم الدراسة بالكليات وتحليل مدي توافقها

§      مع متطلبات المجتمع وتطورات العلوم والمعارف .

§      يقوم باتخاذ الإجراءات التنفيذية لتطبيق القرارات التي تصدرها المجالس الجامعية

§      أو الصادرة من الجهات المختصة في شان الطلاب الوافدين.

§      ما يسند إليه من أعمال أخرى مماثلة في ضوء واجبات ومسئوليات الوظيفة.

متطلبات شاغل الوظيفة

§      مؤهل عالٍ مناسب لنوع العمل.

§      اجتياز التدريب اللازم الذي تتيحه له الجامعة.

– خطوات التطبيق

بعد تحديد ميعاد الكشف الطبي من الادارة العامة لشئون الطلاب يقوم الطالب بتسليم الوارق التالية الى الادارة:-

– أصل شهادة الثانوية العامة + 3 صور منها

– أصل شهادة الميلاد + 3 صور منها

– بطاقة الترشيح للطالب

– 8 صور شخصية (مع كتابة الاسم واضحا على خلفية كل صورة)

– صور البطاقة الشخصية

– صور بطاقة ولى الامر

– نموذج 2 جند للذكور

– نموذج لبطاقة 6 او 7 جند للذكور مختوم من مركز الشرطة التابع للطالب

– صورة من كارت التطعيم للطلاب .

– طلب التحاق .

6-2-1 التحويل من الكلية.

لإتمام عملية التحويل لابد من تجهيز النماذج التالية

·      طلب تحويل موجه للكلية التي يرغب الطالب في التحويل اليها.

·      بيان حالة من الكلية وصورة منه طبق الأصل ( للتحويل لكليات غير مناظرة) ( للتحويل لكليات مناظرة ).

·      المحتوى العلمي للمقرر الدراسية في حالة التحويل الى كليات مناظرة (نموذج من اللائحة ).

·      صورتين طبق الأصل من شهادة الثانوية العامة.

·      اخلاء طرف .

6-2-2التحويل الى الكلية.

لاتمام عملية التحويل لابد من تجهيز النماذج التالية

·      طلب تحويل الى الكلية.

·      صورة طبق الأصل من شهادة الثانوية العامة تكون من نفس النطاق الجغرافي.

·      اثبات محل أقامه للحاصلين على الثانوية العامة من خارج النطاق الجغرافي لمدة لا تقل عن 6 أشهر من تاريخ طلب التحويل الى كلية.

·      بيان حالة من الكلية المقيد بها الطالب.

·      المحتوى العلمي للمقرر الدراسية من الكلية المقيد بها الطالب.

6-3  الاعذار المرضية والاعتذارات

1. يتقدم الطالب بطلب الى السيد الأستاذ الدكتور عميد الكلية ويحدد نوع العذر او الاعتذار .

2. يرفق مع الطلب كافة الأوراق الرسمية الدالة على حقيقة العذر او الاعتذار المقدم منه ولا يعتد بأية أوراق غير مصدق عليها او صادره عن جهات غير رسميه.

3. في حالة الاعذار المرضية يتم عرض الطلب على الإدارة الطبية لتحديد قبول العذر من عدمه ثم اعتماده ثم عرضه على مجلس الكلية.

4. يقوم الطالب بسداد المقابل المالي المحدد للعذر المرضى في خزينة الإدارة الطبية.

5. في حالة الاعتذارات التي تمنع الطالب من استكمال الدراسة لفتره مؤقته يتم عرض الطلب على مجلس الكلية للدراسة ثم القبول او الرفض بعد دراسة الظروف والملابسات المحيطة بكل حالة على حده ثم عرض الموضوع على مجلس الجامعة.

6-4 تاجيل  تجنيد الطلاب

1   الطالب الذي يجاوز عمره (18) عامًا سواء كان مستجدًا أو مقيدًا بالكلية من أعوام سابقة عليه سرعة التقدم بالبطاقة العسكرية (6 جند او 7 جند)

2   للطالب المنتظم بالدراسة له حق تأجيل التجنيد حتى بلوغ سن (28) سنة أو حصوله على المؤهل أيهما أقرب.

3   وإذا بلغ الطالب (28) عام خلال قيده بالفرقة النهائية يمتد له التأجيل له حتى نهاية العام الدراسي المقيد فيه

4   إذا كان الطالب قد أدى الخدمة العسكرية أو معفى نهائيًا أو مؤقتًا منها يجب عليه التقدم بالشهادة الدالة على ذلك (الأصل) ولا تقبل الصورة.

5   بالنسبة للطالب المعفى مؤقتًا يجب تجديد الشهادة كلما انتهى مفعولها وفي حالة زوال سبب الإعفاء المؤقت يوقف قيده وتخطر عنه منطقة التجنيد المختصة.

7   يتم عرض قرارات إيقاف القيد على مجلس الكلية .

8   يلتزم كل طالب بلغ سن السادسة عشرة من عمره بضرورة تقديم البطاقة المدنية (الرقم القومي) لمسئول التجنيد بالكلية لتسجيل بياناتها بسجل التجنيد عند الالتحاق بالكلية طبقاً للقانون رقم 260 لسنة 1960 المعدل بالقانون رقم 11 لسنة 1965.

6-6 التظلم من نتيجة مقرر دراسي

1. يتم فتح باب تلقى التظلمات بعد أسبوعين من اعتماد النتيجة

2. يتقدم الطالب بطلب الى السيد الاستاذ الدكتور وكيل الكلية  لشئون التعليم والطلاب .

3. سداد رسوم التظلم بخزينة الكلية .

4. الإعلان عن موعد مناقشة التظلمات على موقع الكلية ولوحة الإعلانات الخاصة بإدارة شئون الطلاب.

5. مناقشة التظلمات في الموعد المحدد سلفا بحضور لجنة مكونة (من السيد وكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب ورئيس الكنترول واستاذ المقرر ومدير إدارة شئون الطلاب) مع حضور الطالب.

6. اعلام الطالب بتيجة التظلم بعد الانتهاء من المناقشة في تقرير كتابي مع توقيع كافة الأعضاء والطالب على ذلك التقرير .

7. يتم عرض تقرير التظلمات على مجلس الكلية ثم عرض قرار مجلس الكلية على السيد وكيل الجامعة لشئون التعليم والطلاب.

6-7 سحب ملف الطالب من الكلية

·      يقوم الطالب بتقديم الطلب الخاص به إلى السيد الأستاذ الدكتور عميد .

·      لابد للطالب الراغب في سحب الملف الخاص به المفصول لاستفاذ عدد مرات الرسوب  أن يحصل في النهاية على شهادة فصل، مع باقي الأوراق الأخرى المدرجة في ملفه التعليمي.

·      لابد من قيام الطالب بإخلاء طرفه من الكلية، وسداد جميع المستحقات المالية التي عليه.

   6-8 قنوات التغذية الراجعة:

        يتم تقديم التغذية الراجعة للطلاب عبر القنوات التالية:

·      البريد الخاص بالشكاوى والمقتراحات shakawa@science.sohag.edu.eg

·      صندوق المقترحات والشكاوى؛ (أمام مكتب ا.د/ وكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب).

6-9-1 استخراج شهادة تخرج  

·      يقوم الطالب بتقديم الطلب الخاص به إلى السيد الأستاذ الدكتور عميد .

·      قيام الطالب بإخلاء طرفه من الكلية، وسداد جميع المستحقات المالية التي عليه.

·      سداد الرسوم الجامعية المستحقة عن الشهادة,

·      احضار صورة شخصية وصورة بطاقة الرقم القومي.

6-9-2 استخراج شهادة تقديرات لاربع سنوات  

·      يقوم الطالب بتقديم الطلب الخاص به إلى السيد الأستاذ الدكتور عميد .

·      قيام الطالب بإخلاء طرفه من الكلية، وسداد جميع المستحقات المالية التي عليه.

·      سداد الرسوم الجامعية المستحقة عن الشهادة,

·      احضار صورة شخصية وصورة بطاقة الرقم الكومي.

6-9-3 استخراج شهادة التخرج الأصلية

·      يقوم الطالب بتقديم الطلب الخاص به إلى السيد الأستاذ الدكتور عميد .

·      قيام الطالب بإخلاء طرفه من الكلية، وسداد جميع المستحقات المالية التي عليه.

·      سداد الرسوم الجامعية المستحقة عن الشهادة,

·      احضار صورة شخصية وصورة بطاقة الرقم القومي.

•  

  م	الانجاز	طرق تنفيذ الانجاز	مخرجات الانجاز
  1	شهادات القيد-	·    تقدم الطالب لاستخراج شهادة قيد. ·    سداد رسوم الخدمة التعليمية. ·    اصدار اثبات الفيد.	·      اصدار اثبات الفيد.
  2	اعتماد اشتراكات القطار	·    تقدم الطالب بنموذج لاعتماد اشتراكات القطار. ·اعتماد استمارة الاشتراك.	·    اعتماد الاستمارة.
  3	بيان حالة دراسية بالتقديرات  والدرجات فى جميع الفرق-	·    تقدم الطالب بطلب باستخراج بيان حالة . ·    سداد رسوم الخدمة التعليمية. ·    استخراج البيان واعتماده.	·    استخراج البيان واعتماده.
  5	استخراج شهاد تخرج	·    تقدم الطالب بطلب باستخراج شهادة تخرج . ·    سداد رسوم الخدمة التعليمية. ·    استخراج الشهادة واعتمادها.	استخراج الشهادة واعتمادها.
  6	استخراج شهاد تقديرات	·    تقدم الطالب بطلب باستخراج شهادة تقديرات . ·    سداد رسوم الخدمة التعليمية. ·    استخراج الشهادة واعتمادها.	استخراج الشهادة واعتمادها.
  7	·       تقديم الخدمات الطلابية الأخرى(تقديم الخدمات اللكترونية)، تنشيط الحاسبات الخاصة بالطلاب المعطلة، استدعاء الطلاب للمثول امام الشئون القانونية، تقديم الدعم للطلاب في تسجيل المقررات وتحمل المقررات الالكترونية، وسداد الرسوم…………….